ZPC jako koncepcja zarządzania została po raz pierwszy opisana w 1954 r. w książce „The Practice of Management” autorstwa Petera F. Druckera. Pisał on w niej, iż „skuteczne zarządzanie musi kierować wizję i wysiłek całej kadry kierowniczej ku wspólnemu celowi”. Koncepcja przedstawiona w książce została nazwana „zarządzaniem przez cele
i samokontrolę”.
Atrakcyjność techniki ZPC wynika z przyjętego w niej założenia, że organizacja dąży do połączenia rezultatów indywidualnych we wspólny wysiłek zapewniający sukces całej organizacji. Każdy pracownik ma za zadanie wnieść określony wkład w efektywność swojej jednostki organizacyjnej. Jeśli wszyscy pracownicy osiągną własne cele, zostaną wówczas zrealizowane cele poszczególnych komórek organizacyjnych, a dzięki temu cele organizacji. Zarządzanie przez cele jest techniką kompleksową, zorientowaną na wynik, możliwą do zastosowania w każdej organizacji. ZPC funkcjonuje już od kilku dekad w sektorze prywatnym i publicznym oraz w organizacjach pozarządowych na całym świecie. Wdrażając ZPC w organizacji, należy każdorazowo uwzględnić specyfikę i sposób jej funkcjonowania oraz dostosować założenia modelu do uwarunkowań organizacyjnych. Odnosi się to w szczególności do urzędów administracji publicznej, które są szczególnym typem organizacji, specyficznym ze względu na rodzaj oraz rangę realizowanych celów, dlatego też w ich przypadku technika ZPC powinna zostać w pełni dostosowana do standardów
i procedur funkcjonujących w administracji publicznej.
Jednym z głównych założeń ZPC jest ustalanie konkretnych celów i otrzymywanie określonych rezultatów, pozostawiając swobodę decyzyjną pracownika w odniesieniu do sposobu ich osiągnięcia. Takie podejścia do zarządzania zakłada, że wyznaczenie celu jest bodźcem motywującym pracownika do działania i powoduje zarazem, iż staje się on bardziej zdeterminowany w dążeniu do jego realizacji. Wynika to bezpośrednio z definicji motywacji, rozumianej jako „proces świadomego i celowego oddziaływania na motywy postępowania ludzi poprzez stwarzanie środków i możliwości realizacji ich systemów wartości i oczekiwań dla osiągnięcia celu motywującego” (Kozdrój A., 1990). Motywacja, inicjatywa i aktywność każdego pracownika w osiąganiu oczekiwanych rezultatów są czynnikami szczególnie istotnymi z punktu widzenia organizacji oraz założeń metody ZPC. ZPC stanowi sposób zarządzania organizacją skoncentrowany na realizacji jej strategicznych i operacyjnych celów. Model ZPC buduje się poprzez stawianie celów strategicznych i ich delegowanie (kaskadowanie), monitorowanie, ocenę stopnia ich realizacji oraz powiązanie
uzyskanych rezultatów z systemem nagród.
O skuteczności ZPC w danej organizacji decyduje sposób zdefiniowania celów oraz ich dobór. Podstawowe zasady tego modelu wydają się być proste i zrozumiałe, jednak praktyczna umiejętność poprawnego zaprojektowania systemu zarządzania opartego na ZPC, zdefiniowania celów, doboru odpowiednich wskaźników i precyzyjnego ich kalibrowania do potrzeb organizacji wymaga wytężonej pracy i zaangażowania osób objętych ZPC.
Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu zarządzania przez cele w organizacji, warto zapoznać się z korzyściami, jakie przyniesie on pracownikom i całej organizacji, jednakże należy także wziąć pod uwagę jego słabe strony. Zastosowanie w administracji publicznej techniki ZPC może przynieść wiele korzyści. Do głównych zalet tej metody, wymienianych przez jej propagatorów należy, między innymi to, że:
- wymusza taktyczne i operacyjne planowanie „z góry na dół”,
- sprzyja poznaniu przez pracowników celów organizacji i utożsamieniu się z nimi,
- wiąże ściśle cele poszczególnych pracowników z celami organizacji,
- formułowanie celów indywidualnych pracowników determinowanych przez cele strategiczne jest działaniem zapewniającym aktywne włączenie się wszystkich pracowników
w efektywne funkcjonowanie urzędu, - zapewnia bardziej obiektywną ocenę działań dzięki koncentracji uwagi na konkretnych osiągnięciach,
- umożliwia pracownikom ocenę własnej pracy w świetle celów organizacji,
- wzmacnia działania organizacji osobistym zaangażowaniem pracowników,
- uodparnia organizację na niespodziewane zmiany w jej otoczeniu,
- zwiększa samodzielność i zaangażowanie kadry kierowniczej i podwładnych,
- wyzwala wśród pracowników innowacyjność,
- szerzej rozkłada odpowiedzialność za funkcjonowanie organizacji,
- zastępuje kontrolę z „zewnątrz” motywującą samokontrolą,· zapewnia większe poczucie integracji załogi wokół wspólnych celów,
- stanowi zorganizowane i systemowe podejście do rozwiązywania istotnych problemów rozwojowych organizacji,
- wzmacnia partycypacyjny charakter zarządzania organizacją.
Wśród korzyści wymienianych przez kadrę kierowniczą organizacji, w których funkcjonuje sprawny system zarządzania przez cele najczęściej wymienia się: uzyskanie kontroli nad realizacją zadań poprzez system monitorowania celów, obiektywne dokonywanie oceny realizacji celów (motywujący element dla pracowników) poprzez wyznaczenie konkretnych, mierzalnych wskaźników ich oceny, dzięki czemu pracownicy wiedzą z czego i kiedy będą rozliczani oraz delegowanie odpowiedzialności za realizację celów na poszczególnych pracowników.
Decyzja o wdrożeniu systemu zarządzania przez cele nie powinna być podejmowana zbyt pochopnie. Należy pamiętać, że prócz zalet wymienionych powyżej, ZPC ma także pewne słabości. Po pierwsze, implementacja ZPC jest procesem wymagającym czasu. Nie uzyskujemy szybkich efektów, bezpośrednio po wdrożeniu. Osiągnięcie widocznych rezultatów jest przesunięte w czasie, a pracochłonny i wymagający współdziałania wielu osób proces ustalania celów i ich hierarchii może być przyczyną osłabienia zaangażowania pracowników jeszcze w trakcie jego wdrażania. Do skutecznego wdrożenia ZPC niezbędne jest uzyskanie wsparcia ze strony naczelnego kierownictwa organizacji oraz zaangażowanie się kadry kierowniczej w proces jego wdrażania. Bez „zielonego światła” ze strony kierownictwa korzystanie ze wszystkich możliwości ZPC staje się nierealne. Praktyczne zastosowanie modelu wymaga więc dojrzałości kadry kierowniczej. Jako argument przeciwko ZPC często wymieniane jest to, że skupia on uwagę na celach konkretnych i wymiernych, pozostawiając na drugim planie ”miękkie aspekty” związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, których efektywna realizacja zależy od kompetencji kadry kierowniczej w zakresie rozpoznania potrzeb i możliwości rozwojowych pracowników oraz doboru odpowiednich do dojrzałości pracowników metod pracy.
Podsumowując, efektywnie wdrożony i monitorowany w danej instytucji system zarządzania przez cele zapewnia transparentność jej funkcjonowania. Jasno wyznaczone cele i mierniki wskazują oczekiwany poziom realizacji zadań oraz rzeczywisty poziom ich wykonywania, w związku z czym, organizacja ma możliwość na bieżąco monitorować efektywność swoich działań i je doskonalić.
Sprawdź naszą ofertę ze szkoleniem: Zarządzanie zespołem oraz Budowanie Zespołu