Formalnym elementem metody zarządzania przez cele jest arkusz celów. Stanowi on umowę pomiędzy pracownikiem a pracodawcą (przełożonym) dotyczącą najważniejszych celów i oczekiwanych rezultatów. Roczny cykl ZPC powinien rozpocząć się od uzgodnienia pomiędzy bezpośrednim przełożonym a pracownikiem celów na dany rok i ich formalnego zapisania w arkuszu. Co zatem arkusz powinien zawierać? Każdy urząd dla swoich potrzeb może stworzyć własne dokumenty formalizujące ZPC. Jako jedną ze słabości systemu zarządzania opartego na ZPC często wymienia się nadmierną formalizację, rekomenduje się więc wykorzystanie prostych narzędzi zawierających niezbędne informacje obejmujące:
- Metryczkę – zawierającą podstawowe dane o pracowniku, komórce organizacyjnej i bezpośrednim przełożonym.
- Określone cele – tj. definicję celu oraz rezultat, jaki ma być uzyskany.
- Wskaźnik wykonania celu – tj. kryteria pozwalające na ocenę, czy cel został zrealizowany.
- Termin realizacji – tj. czas jakim pracownik dysponuje na realizację celu. Jego przekroczenie jest zazwyczaj równoznaczne z niezrealizowaniem celu.
- Waga – tj. przypisanie znaczenia realizacji danego celu w stosunku do innych celów. Wyższą wagę przypisuje się celom pracownika, które są bardziej znaczące dla zakresu działania komórki organizacyjnej oraz tym, które są trudniejsze lub bardziej pracochłonne.
- Wynik realizacji – tj. podsumowanie i weryfikacja, czy i w jakim stopniu cele wyznaczone na dany okres zostały zrealizowane.