Model kompetencyjny jest to zestaw najważniejszych z punktu widzenia danej organizacji kompetencji. Kompetencje w modelu są odpowiednio pogrupowane i przypisane do poszczególnych stanowisk. Zdefiniowane i przypisane do stanowiska kompetencje, wskazują, jakie zachowania powinien wykazywać pracownik, aby osiągać najlepsze na danym stanowisku efekty pracy.
Znajdziemy bardzo wiele definicji kompetencji i kwestią dyskusyjną pozostaje, która z nich jest najbardziej trafna. W służbie cywilnej najczęściej odwołujemy się (poradnik „Jak sporządzać opisy stanowisk pracy w służbie cywilnej”, poradnik „Indywidualny program rozwoju zawodowego członka korpusu służby cywilnej” etc.) do następującej definicji „wiedza, umiejętności, uzdolnienia, style działania, osobowość, wyznawane zasady, zainteresowania i inne cechy, które używane i rozwijane w procesie pracy prowadzą do osiągania rezultatów zgodnych ze strategicznymi zamierzeniami organizacji”. 1 Najważniejsze jest to, iż definicja ta kładzie nacisk na wzmocnienie efektywności zadań wykonywanych przez pracowników urzędu.
Skoro powiedzieliśmy już sobie czym jest model i czym są kompetencje przełóżmy tę teorię na działania praktyczne. Jak wygląda fizycznie nasz model? Model powinien składać się z 2 zasadniczych części – słownika kompetencji (kart kompetencji) i matrycy (macierzy) kompetencji.
O słowniku kompetencji
Na co dzień często mówimy, że ktoś jest bardziej lub mniej kompetentny. Oznacza to, iż przyjmujemy istnienie różnego natężenia kompetencji. Karta kompetencji nie jest niczym innym, jak tylko praktyczną próbą opisu tego natężenia. Opisujemy oczekiwane od pracowników zachowania na każdym poziomie natężenia (rozwoju) kompetencji.
Przyjmujemy zwykle od 3 do 7 poziomów (stopni) natężenia. Wszystkie organizacje, z którymi miałam przyjemność do tej pory współpracować przyjmowały ostatecznie model 5- stopniowy, gdzie najniższy stopień wskazywał zachowania świadczące o braku kompetencji. Dobór liczby stopni zależy od specyfiki funkcjonowania organizacji, a przede wszystkim od jej struktury organizacyjnej i różnorodności stanowiskowej. Ponadto kompetencje w słowniku są zwykle podzielone na3 pule (rodzaje):
Wspólne (inaczej ogólnoorganizacyjne bądź kluczowe) – rozumiane jako kompetencje, bez których nie jest możliwe efektywne wykonywanie pracy w urzędzie. Pula ta dotyczy wszystkich stanowisk w danym urzędzie,
Kierownicze (inaczej menedżerskie bądź zarządcze) – rozumiane jako kompetencje, które są związane z obejmowaniem funkcji kierowniczych lub koordynujących pracę innych pracowników,
Specjalistyczne – rozumiane jako kompetencje charakterystyczne dla pojedynczych stanowisk lub grup stanowisk pracy wykonujących pracę o charakterze specjalistycznym.
O matrycy
Do stworzenia matrycy kompetencji potrzebujemy gotowego słownika kompetencji i przemyślanych zasad tworzenia profili kompetencyjnych. Profil kompetencyjny to przypisane do danego stanowiska oczekiwane poziomy kompetencji. Powinniśmy ustalić, które kompetencje są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku i na jakim poziomie (w jakim stopniu). Z punktu widzenia efektywności użytkowania profilu liczba kompetencji w profilu nie powinna przekraczać 8-9. Zbiór wszystkich profili kompetencyjnych dla całego urzędu stanowi matrycę kompetencji.
O zarządzaniu zasobami ludzkimi w urzędzie
Model kompetencyjny stanowi podstawowy instrument, w oparciu o który budowane są wszystkie procesy w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie. Jest wykorzystywany zwykle do działań takich jak:
- Nabór – narzędzia rekrutacyjne
- Ocena okresowa pracowników – narzędzia oceny kompetencyjnej
- Rozwój zawodowy pracowników – (np. tworzenie indywidualnych programów rozwoju zawodowego członków korpusu służby cywilnej)
- Uzupełnienie opisów stanowisk pracy o profile kompetencyjne – standaryzacja opisów stanowisk pracy
- Tworzenie planów szkoleń i działań rozwojowych
- Wsparcie decyzji o awansach i przesunięciach stanowiskowych
- Kształtowanie optymalnej struktury organizacyjnej
Przyglądając się wdrożonym już w wielu urzędach modelom kompetencyjnym myślę, iż warto na koniec podkreślić jedną z ich największych zalet – stanowią jasne, spójne i przejrzyste wytyczne dla kierowników podczas dokonywania oceny okresowej, co jest szczególnie istotne w przypadku niewielkich budżetów przeznaczonych w niektórych urzędach na szkolenia z tego zakresu.
Trener: Marta Gochnio